Hier finden Sie Informationen, wie ERGO über die diversen Kanäle kommuniziert, welche Daten dabei entstehen und wie damit umgegangen wird.
8.1. Schriftliche Kommunikation
An ERGO gerichteter Schriftwechsel wird in den allermeisten Fällen unmittelbar nach dem Eingang digitalisiert (gescannt) und elektronisch an die zuständige Fachabteilung weiter- geleitet. Das digitale Dokument wird dort solange gespeichert, wie der Zweck bzw. die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten es erfordern. Das Originaldokument wird nach einer Karenzzeit von 30 Tagen datenschutzgerecht vernichtet.
8.2. Umgang mit E-Mail
Die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse benutzt ERGO, um Ihnen per E-Mail mit der gewünschten Information zu antworten. Dabei versendet ERGO personenbezogene oder vertrauliche Informationen nur auf verschlüsseltem Weg und falls das nicht möglich ist, per Briefpost. Bezieht sich der Inhalt Ihrer Nachricht auf ein Vertragsverhältnis, bewahrt ERGO die E-Mail auf. Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich zur Korrespondenz mit Ihnen gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
Von ERGO erhalten Sie keine unaufgeforderten E-Mails. Bekommen Sie trotzdem unaufgefordert eine E-Mail, die vorgibt, von ERGO zu stammen, so ist sie gefälscht und sollte gelöscht werden. Bevor Sie ERGO auf unverschlüsseltem Weg eine E-Mail schicken, bedenken Sie bitte, dass deren Inhalt im Internet nicht gegen unbefugte Kenntnisnahme, Verfälschung usw. geschützt ist. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, wenn Sie eine Nachricht an ERGO schicken möchten, hierfür das auf der Website angegebene Kontaktformular zu nutzen.
8.3. Soziale Netzwerke
Die Internetauftritte sowie unsere Apps verwenden Social Plugins (“Plugins”) mehrerer sozialer Netzwerke, unter anderen Facebook, Twitter, Google+ und Ähnliche. Die Plugins sind mit einem Logo oder dem Zusatz “Social Plugin” gekennzeichnet. Wenn Sie eine Seite unseres Internetauftritts oder eine App aufrufen, die ein solches Plugin enthält, können diese Plugins direkte Verbindungen mit dem sozialen Netzwerk aufbauen und ggf. Daten übermitteln. Es erfolgt eine Kommunikation zwischen dem Plugin, Ihrem Browser und dem sozialen Netzwerk.
Durch die Einbindung der Plugins erhalten die sozialen Netzwerke die Information, dass Sie die entsprechende Seite unseres Internetauftritts aufgerufen haben. Sind Sie bereits in dem sozialen Netzwerk eingeloggt, kann das soziale Netzwerk den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Wenn Sie mit den Plugins interagieren, zum Beispiel den “Gefällt mir” Button betätigen oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information direkt an das soziale Netzwerk übermittelt und dort nach den Richtlinien des jeweiligen sozialen Netzwerkes gespeichert.
Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch das soziale Netzwerk sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen sozialen Netzwerkes. Wenn Sie nicht möchten, dass soziale Netzwerke von Ihrem Besuch unserer Internetauftritte erfahren, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unseres Internetauftritts oder der Nutzung der App aus den sozialen Netzwerken abmelden.
8.4. Sprachassistenten
Wenn Sie einen Sprachassistenten über ein Gerät mit eingebautem Mikrofon (z.B. Amazon Echo, Google Home) nutzen, wird Ihre Audioaufnahme über die dort installierten Apps verarbeitet (z.B. Amazon Alexa, Google Assistant). Die Verarbeitung insbesondere Ihrer vollständigen Audioaufnahme sowie Ihrer Nutzung des Sprachassistenten erfolgt dabei sowohl auf Ihrem Endgerät als auch den Servern dieser Hersteller. Hierfür gelten deren Nutzungs- und Datenschutzbedingungen:
Amazon Alexa Datenschutzbedingungen
Google Home Datenschutzbedingungen
Wenn Sie diese Sprachassistenten nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten, von uns allgemeine oder vertragsspezifische Informationen oder Angebote zu erhalten („Sprachdienste“), übermittelt der jeweilige Anbieter des Sprachassistenten Informationen an uns. Dies ist notwendige, damit wir Ihre Anfrage beantworten können. Dabei erhalten wir jedoch nur den Inhalt Ihrer Anfrage, nicht die Sprachaufzeichnung selber. Diese ist in Ihrem Nutzerkonto des jeweiligen Sprachassistenten hinterlegt und kann dort von Ihnen verwaltet (insbesondere gelöscht) werden.
Ihren Standort oder Ihre E-Mail-Adresse erhalten wir dabei nur, wenn dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns den Zugang zu diesen Daten in dem jeweiligen Sprachassistenten einräumen.
Wenn Sie ein bereits bestehendes Nutzerkonto (z. B. Amazon Login) nutzen möchten, um einen unserer Sprachdienste zu verwenden, erhalten wir Daten aus diesem Konto nur, wenn Sie dem vorher explizit zustimmen. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Stimmen Sie auch zu, Bezahlfunktionen eines Ihrer bestehenden Nutzerkonten (z. B. Amazon Pay) in unserem Sprachdienst zu verwenden, dann erhalten wir von dem Zahlungsdiensteanbieter ausschließlich Ihre Kontakt- und Adressdaten für die Zahlung, nicht jedoch Ihre Bankdaten. Ansonsten erhalten wir nur einen sog. Token, ist der technisch erforderlich, damit Sie sich bei uns mit dem bestehenden Nutzerkonto anmelden und damit bezahlen können, ohne bei uns Anmeldedaten anzugeben. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen ist daher sowohl Ihr Vertrag mit uns, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, als auch die gesetzliche Verpflichtung zur Bestimmung des Leistungsempfängers in Rechnungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 4 UStG.
Schließlich erhalten wir noch eine Nummer (sog. ID), um Ihrem Sprachassistenten die Antwort auf Ihre Anfrage übermitteln zu können. Diese ID ist dabei an unseren Service in dem Sprachassistenten gebunden, nicht jedoch an Sie als Person. So können die von Ihnen angefragten Informationen (z. B. Angebote, allgemeine Informationen oder Vertragsinformationen) wieder über die Server und Systeme des Herstellers des Sprachassistenten und Ihr Endgerät an Sie gesendet werden, damit Sie diese als Sprach- oder Textnachricht erhalten können. Wir können diese ID nur dann Ihrer Person zuordnen, wenn der Inhalt Ihrer Sprachaufzeichnung eine eindeutige Information zu Ihnen enthält (z. B. Name, Vertragsnummer).
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist die vorvertragliche Auskunft an Sie bzw. der Vertrag mit Ihnen, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Wir verarbeiten darüber hinaus Daten mit der Hilfe des Dienstes Adobe Analytics. Rechtsgrundlage ist dabei unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Insoweit gelten die Ausführungen zu Adobe Analytics (siehe oben, Ziffer 6.2) entsprechend.
Löschen Sie die unserem Dienst zugeordnete ID, können wir Ihre Anfrage und die jeweilige Antwort keinem Endgerät und keiner Person mehr zuordnen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Sie uns selber persönliche Angaben über den Sprachassistenten übermittelt haben. Generell verarbeiten wir die o. g. personenbezogenen Informationen grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage notwendig ist. Bezieht sich die Anfrage auf einen Vertrag oder ein Vertragsangebot, gelten unsere oben genannten Löschfristen (siehe Ziffer 2.11)
8.5. Nutzung von WhatsApp
WhatsApp ist eine Dienstleistung der WhatsApp Inc., die wiederum Teil der Facebook Inc. ist. ERGO nutzt diese externe Anwendung ausschließlich als Servicekanal. ERGO ist in keiner Weise für den Inhalt und die Daten verantwortlich, die außerhalb des eigenen ERGO Netzwerks über WhatsApp geteilt, hochgeladen und verarbeitet werden. Dafür gelten die Datenschutzrichtlinien von WhatsApp.
Bitte lesen Sie sich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp genau durch, bevor Sie WhatsApp nutzen. Denn durch die Nutzung von WhatsApp stimmen Sie diesen Richtlinien automatisch zu.
Wenn Sie uns über WhatsApp eine Nachricht schreiben, übermitteln Sie uns damit Ihre Telefonnummer. Wir verwenden die Nummer nur für die WhatsApp-Kommunikation mit Ihnen. Die Inhalte des Chats nutzen wir nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Bitte beachten Sie die WhatsApp-Nutzungsbedingungen, auf die wir keinen Einfluss haben: Wenn Sie WhatsApp auf Ihrem Handy installieren und nutzen, stimmen Sie den Nutzungsbedingungen von WhatsApp zu. Diese beinhalten unter anderem, dass Sie der WhatsApp Inc. Zugriff auf Ihre Telefonnummer und die auf Ihrem Telefon gespeicherten Kontakte gewähren.
Persönliche oder vertrauliche Fragen (d. h. mit Inhalten, die personenbezogene Daten betreffen) beantworten wir nicht per WhatsApp. Geben Sie deshalb dafür eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an.
Wichtig: ERGO wird Sie auf keinen Fall darum bitten, persönliche Daten über WhatsApp mit uns zu teilen. Falls wir Ihre Daten benötigen, nennt Ihnen ein Mitarbeiter eine Möglichkeit für den Datenaustausch, z. B. ein sicheres Kontaktformular.
8.6. Datenschutzhinweise zur Kommentarfunktion im ERGO Magazin und im Magazin //next
Wenn Sie einen Kommentar in unseren Magazinen schreiben wollen, benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse zur Identitätsprüfung. Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht
8.7. Datenschutzhinweise für Besucher und zur Videoüberwachung an den ERGO Standorten