Einfach, weil's wichtig ist.
Geschäftspartner
Die ERGO Group ist ständig auf der Suche nach neuen und qualifizierten Lieferanten, die ebenfalls großen Wert auf eine langjährige und partnerschaftliche Beziehung legen.
Richtlinien
Unsere Beschaffungsgrundsätze
Als globaler Konzern kauft die ERGO Group weltweit viele verschiedene Waren und Dienstleistungen ein. Wir beschaffen auf der Grundlage des Best Total Value, das heißt hinsichtlich Qualität, Zeit und Kosten, und halten zu jeder Zeit die Compliance-Grundsätze ein. So tragen unsere Beschaffungsabteilungen in der gesamten Gruppe dazu bei, einen wesentlichen und nachhaltigen Beitrag zum Erfolg der ERGO Group zu leisten.
An allen Standorten und entlang der gesamten Wertschöpfungskette ist ein hohes Verantwortungsgefühl gegenüber dem Unternehmen Maßstab für unsere Beschaffungsaktivitäten. Umwelt- und Sozialaspekte sowie Aspekte der Unternehmensführung (ESG: Environment, Social und Governance) spielen für uns eine entscheidende Rolle. Daher nehmen wir auch unsere Lieferanten in die Verantwortung, nachhaltig zu wirtschaften.
Für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit uns ist Nachhaltigkeit und Transparenz entlang der Wertschöpfungskette ebenso ausschlaggebend, wie der Preis oder die Qualität. Diese Grundsätze gelten für alle Geschäftseinheiten unserer Muttergesellschaft Munich Re.
Neben der Registrierung auf unserer eProcurement Plattform ist ebenso die Einhaltung des Verhaltenskodex für Lieferanten und damit der Prinzipien des Global Compact als erster Schritt notwendig, um Sie als potenziellen Lieferanten berücksichtigen zu können.
Neue Partner
Geschäftspartner werden
Sie möchten Geschäftspartner der ERGO Group werden? Hier finden Sie Informationen zum Prozess.
Die Beschaffungsabteilung der ERGO Group arbeitet mit Coupa, einer cloudbasierten eProcurement-Plattform. Wenn Sie Geschäftspartner der ERGO Group werden möchten, durchlaufen Sie bitte den folgenden Registrierungsprozess.
Registrierungsprozess
- Registrierungsanfrage
- Registrieren & Daten pflegen
- Dokumente verwalten
- Registrierungsanfrage
- Registrieren & Daten pflegen
- Dokumente verwalten
Registrierungsanfrage
Senden Sie bitte eine E-Mail mit Ihrem Unternehmensprofil und Ihren Kontaktdaten an:
supplier-registration@ergo.de
Nach erfolgreicher Vorqualifizierung erhalten Sie eine Einladung zur Registrierung auf unserer eProcurement Plattform Coupa.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails von folgenden Absendern empfangen können und diese nicht in Ihrem Spam-Ordner landen: @supplier.coupahost.com und @ergo.coupahost.com
Registrierung & Daten pflegen
Bestätigen Sie die Einladung, die Sie per E-Mail erhalten haben und registrieren sich auf der Plattform.
Hinterlegen Sie dort Ihre Profildaten. Details dazu entnehmen Sie bitte unserer Anleitung.
ERGO Lieferanten Registrierung - Beispiel
1 MB
Dokumente verwalten
Laden Sie anschließend die Dokumente, die Ihre Unterschrift benötigen, ausgefüllt auf unsere eProcurement Plattform Coupa.
Alle erforderlichen Dokumente für die Zusammenarbeit finden Sie im Abschnitt Downloads.
Sie haben Fragen? Bitte schreiben Sie an supplier-registration@ergo.de.
Bestehende Partner
Bestandslieferanten
Sie sind bereits Geschäftspartner der ERGO Group? Hier finden Sie wichtige Informationen für die Zusammenarbeit.
- Stammdaten
- Elektronische Rechnungsstellung
- Rezertifizieren & Erstellen von Katalogen
- Erfassen externer Mitarbeiter
- Stammdaten
- Elektronische Rechnungsstellung
- Rezertifizieren & Erstellen von Katalogen
- Erfassen externer Mitarbeiter
Stammdaten
Eine aktuelle und konsistente Datenbasis ist Voraussetzung für einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess. Um dies zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Stammdaten im Cupa Supplier Portal (CSP) selbst zu pflegen oder durch unser Beschaffungsteam aktualisieren zu lassen.
Anlage und Änderung über das CSP
Wenn Sie über das CSP an die ERGO Group angebunden sind, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kreditstammdaten selbst im Portal anzulegen und zu pflegen. Alle Änderungen werden dann an das Einkaufsteam der ERGO Group übermittelt und von unseren Mitarbeitern geprüft. Auf diese Weise wird ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet, um die Richtigkeit der eingegebenen Daten sicherzustellen und Betrugsversuche zu verhindern. Bitte nutzen Sie die Anleitung, um Ihr Coupa-Konto anzulegen oder zu pflegen.
Starten mit dem Cupa Supplier Portal (CSP)
2 MB
Installation und Pflege durch die ERGO Group
Wenn Sie den CSP nicht nutzen, können Sie Ihre Daten auch durch unser Procurement Team aktualisieren lassen. Unsere Mitarbeiter nehmen die notwendigen Änderungen an Ihren Lieferantenstammdaten in der Coupa-Instanz vor, damit Ihre Rechnungen so schnell und sicher wie möglich bezahlt werden können. Senden Sie die Änderungen an coupa@ergo.de.
Elektronische Rechnungsstellung
Der Einsatz von Coupa soll nicht nur einen effizienten Bestellprozess ermöglichen, sondern auch dafür sorgen, dass Ihre Rechnungen schnell bearbeitet und bezahlt werden. Mit Coupa können Sie Ihre Rechnungen auch elektronisch an die ERGO Group übermitteln. Dies gewährleistet eine sekundenschnelle Übermittlung Ihrer Daten und unterstützt die automatische Rechnungsverarbeitung. In unserer Anleitung finden Sie alle Übertragungsmethoden, Ihre Rechnung elektronisch zu übermitteln.
In unserer Anleitung finden Sie alle Übertragungsmethoden, Ihre Rechnung elektronisch zu übermitteln.
elnvoicing für Lieferanten
1 MB
eInvoicing über CSP
Wie Sie Ihre Rechnungen über das Coupa Supplier Portal an ERGO übermitteln können, wird in unserer Anleitung ausführlich erläutert.
CSP: Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften
974 KB
Rechnungsstellung als PDF-Dokument
Die Rechnungsstellung per PDF-Dokument ermöglicht eine effiziente und reibungslose Bearbeitung. Ein neues Automatisierungstool erleichtert die Bearbeitung von PDF-Rechnungen, fördert den umweltfreundlichen Übergang von Papier zu Digital und beschleunigt den gesamten Prozess.
Ab sofort bitten wir, alle Rechnungen basierend auf Coupa-Bestellungen an folgende zentrale E-Mail-Adresse zu senden:
ergo@invoice-matching.com
Hinweis
Im November 2023 haben wir ein neues Automatisierungstool eingeführt, das direkt an Coupa angebunden ist. Es bietet nahtlose Integration, effiziente Bearbeitung von PDF-Rechnungen und beschleunigte Rechnungsprüfung durch KI-gesteuertes Matching mit Bestellungen. Diese Maßnahmen minimieren Liegezeiten von Rechnungen und tragen erheblich zur Effizienzsteigerung unserer Beschaffungs- und Rechnungsprüfungsprozesse bei. Bitte senden Sie Ihre Rechnungen direkt an die genannte Rechnungsempfangsadresse, um den Regelprozess einzuhalten.
Rezertifizieren & Erstellen von Katalogen
Sie benötigen Informationen zum Rezertifizieren oder um einen Katalog auf unserer eProcurement Plattform Coupa zu erstellen? Dann sehen Sie sich bitte unsere Anleitungen an, die Sie unten in der Box herunterladen können.
Erfassen externer Mitarbeiter
Bitte füllen Sie hierzu die entsprechend eingerichtete Informationsseite vollständig aus. Bei Fragen wenden Sie sich per email unter Angabe der Bestellnummer im Betreff an CPExterne@ergo.de.
Einkaufsprozesse
eProcurement-Plattform
Die Beschaffungsabteilung der ERGO Group arbeitet mit Coupa, einer cloudbasierten eProcurement-Plattform (www.coupa.com). Nach und nach werden alle Einkaufsprozesse über diese Plattform abgewickelt. Die Nutzung von Coupa ist für Lieferanten der ERGO Group kostenlos.
Beschaffungsmodule
- Vorteile für Lieferanten
- Technische Voraussetzungen
- Coupa Lieferantenportal
- Vorteile für Lieferanten
- Technische Voraussetzungen
- Coupa Lieferantenportal
Vorteile für Lieferanten
- Grundlage für eine langfristige Geschäftsbeziehung
- Automatisierte Prozesse reduzieren Kosten und Aufwand für den Lieferanten
- Transparenz, da der Status jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden kann
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
- Fehlerraten reduzieren
- Mehrwertsteuer-konforme Rechnungsstellung
Technische Voraussetzungen
- Sie benötigen ein mit dem Internet verbundenes Gerät mit einem Internet-Browser.
- Eine Softwareinstallation ist nicht erforderlich.
- Bitte stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails von folgenden Absendern empfangen können und dass diese nicht in Ihrem Spam-Ordner landen: @supplier.coupahost.com und @ergo.coupahost.com.
Coupa Lieferanten Portal
Das Coupa Supplier Portal (CSP) ist ein kostenloses Tool für Lieferanten, um Geschäfte mit der ERGO Group und anderen Kunden, die Coupa nutzen, einfach abzuwickeln.
Hauptvorteile:
- Empfangen und Prüfen von Bestellungen
- Rechnungen und Gutschriften senden
- Katalogartikel erstellen und verwalten
- Verwalten Sie Ihr Firmenprofil
- Kollaboratives Arbeiten auf der Plattform
- Lieferanten müssen nur eine E-Mail-Adresse für die Erstellung des CSP-Kontos angeben
Weitere Informationen finden Sie auf der Coupa-Website:
Dokumente
Downloads
Hier finden Sie alle erforderlichen Dokumente in der aktuellen Version für die Zusammenarbeit.
Einkaufsbedingungen
Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit
138 KB
Informationen zur Kritis Verordnung (KritisV)
107 KB
External Security Incident Management Prozess
238 KB
Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB)
185 KB
Verhaltenskodex für Lieferanten
11 MB
Antikorruptionsvereinbarung
239 KB
Global Compact
21 KB
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
400 KB
(gültig bis 21.4.2021)
Anleitungen & Vorlagen
- Registrieren und Rezertifizieren
- Elektronische Rechnungsstellung
- Erstellen von Katalogen
- Erfassen von externen Mitarbeitern
- Registrieren und Rezertifizieren
- Elektronische Rechnungsstellung
- Erstellen von Katalogen
- Erfassen von externen Mitarbeitern
ERGO Supplier Onboarding Beispiel
1 MB
CSP: Registrierung und Zertifizierung
2 MB
Kurzanleitung CSP-Registrierung
687 KB
eInvoicing für Lieferanten
1 MB
CSP: Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften
974 KB
Kurzanleitung Bestellungen & Rechnungen mit CSP verwalten
203 KB
Erstellen von CSP Katalogen durch Lieferanten
1 MB
Erstellen von CSP Katalogen durch Einkäufer
708 KB
Weitere Informationen
Haben Sie Fragen?
Sie haben weitere Fragen, zu denen Sie hier keine Antwort finden? Dann schreiben Sie uns bitte eine E-Mail!
Fragen zum Nutzen der Coupa eProcurement Plattform: coupa@ergo.de
Fragen zum Coupa Supplier Portal: supplier@coupa.com